Nicht besetzte Stellen – was sie kosten

An der Tagesordnung: offene Positionen in Firmen

2023 gab es in Deutschland 773.000 offene Arbeitsplätze. Das ist weniger als im Jahr zuvor und doch immer noch eine erhebliche Zahl.* Gar keine gewagte These: Auch in deinem Unternehmen sind Stellen offen. Und einige davon sind vermutlich schwer zu besetzen.

Es dauert gerne einmal mehrere Monate bis zu einem Jahr, passende Mitarbeitende für bestimmte Positionen zu finden. Einerseits ist das ungünstig, weil Aufgaben nicht erledigt werden können oder andere Arbeitskräfte Überstunden schieben müssen. Andererseits, und das haben viele nicht ausreichend im Fokus, bindet jeder freie Posten täglich Ressourcen…

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Kostenarten für vakante Posten

Um die Kosten für Recruiting gering zu halten, haben Firmen im Groben zwei Optionen:

1. Stärkung der Mitarbeiterbindung

2. Optimierung des Recruitings

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Wir blicken heute auf die 2. Option und wollen helfen, die Kosten für die Talentrekrutierung zu reduzieren. Das gelingt, indem wir Vakanzen schneller und besser besetzen. Klar. Doch das ist leichter gesagt als getan. An vielen Stellen müssen wir Budget aufwenden, um überhaupt Talente zu finden. Damit ihr eure Recruiting-Investitionen einschätzen könnt, solltet ihr die verschiedenen Kostenarten offener Arbeitsplätze kennen. Wir stellen sie vor und geben direkt Berechnungsbeispiele für die Höhe der Verluste an.

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1: Zusätzliche Personalkosten

Irgendwer muss es trotzdem machen. Sofern eine Stelle unbesetzt bleibt, übernehmen andere Personen die offenen Aufgaben. Die entstehenden Überstunden müssen selbstverständlich bezahlt werden.

Annahme: Mitarbeitende, die die vakante Position abdecken, verdienen 20 € pro Stunde netto  bei 40 Stundenwochen. Das entspricht 800 € pro Woche. Bei 4,35 Monatswochen ergeben sich Zusatzauslagen von 3.480 € monatlich.

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2: Kosten durch reduzierte Produktivität

Auch wenn das bestehende Team die Tätigkeiten der offenen Stelle kurzfristig decken kann: Die Produktivität der Abteilung wird leiden, da die Zusatzbelastung in der Regel langsamer und schlechter macht.

Annahme: Die Produktivität rund um die Vakanz sinkt und eine Entität eures Produkts/Services kostet jetzt 10 % mehr. Damit reduziert sich eure Marge. Sofern eine Entität 10.000 € kostet, sind das 1000 € an Zusatzausgaben pro Einheit. Die Abteilung produziert monatlich 10 Entitäten, was in Zusatzkosten von 10.000 € münden würde.

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3: Image- und Reputationskosten

Natürlich ist es auch möglich, dass ihr Kundenanfragen oder Aufträge verliert, weil eine Stelle vakant bleibt. Um nichts zu dramatisieren, halten wir das aus unserer Kalkulation raus.

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4: Kosten für die Stellenbesetzung

Sie sind obligatorisch, heutzutage aber kaum zu vermeiden: Im Recruiting fallen Kosten an. Für das HR-Personal, für das Personalmarketing und in den meisten Fällen auch für Werbung. Genau genommen kostet jede Stellenanzeige Geld.

Annahme: Sie schalten die Anzeige nur auf einer Jobbörse und verzichten auf Headhunter. Dafür werden etwa 1.300 € pro Monat fällig.

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Einarbeitungskosten

Neue Mitarbeitende sind nicht direkt so produktiv, wie sie sein könnten. Gleichzeitig müssen etliche Personen für ein gutes Onboarding sorgen. Einarbeitungskosten entstehen immer, sie sind unabhängig von der Besetzungsdauer. Es macht dennoch Sinn, diese bei der Recruitingkalkulation einzubeziehen.

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Aus der vorgestellten Kalkulation ergeben sich also monatliche Kosten von

3.480 € + 10.000 € + 1.300 € = 14.780 €

Das Problem: Allein mit einer Stellenanzeige auf einer Jobbörse sind heute die wenigsten Unternehmen nachhaltig erfolgreich. Die monatlichen Cost-per-hire (Einstellungskosten) liegen deshalb meist höher.

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Wie du eure Vakanzkosten berechnest

14.780 € sind eine relevante Summe. Die noch relevanter wird, wenn Stellen mehrere Monate offen bleiben. Um die Cost-per-hire im Gesamten zu ermitteln, müsst ihr daher die monatlichen Kosten mit der „Time-to-fill“ multiplizieren.

Angenommen, die Beispielstelle bleibt 7 Monate vakant. In diesem Fall entstehen Gesamtkosten von 7 * 14.780 = 103.460 €. Bei drei Monaten sind es lediglich 44.340 €.

Unsere Empfehlung lautet daher: Kümmert euch zuerst um die Geschwindigkeit eures Recruitings. Allein damit lassen sich die Kosten pro offener Stelle stark optimieren.

Wie das geht? Indem ihr euer Recruiting um neue Wege ergänzt. Beispielsweise Performance Recruiting in den sozialen Medien.

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